Jak vybudovat malou softwarovou firmu

Realizace projektu hybridně

Hybridní pracovní prostředí se dnes prosazuje kvůli všelijakým epidemiím a nutnosti pracovat nějakou dobu z domova. 

Řídit firmu bez ztráty přehledu a jistoty může být výzva. Největšími strašáky bývá obava, že práce nebude odevzdána včas a v požadované kvalitě. Nebo že se sníží produktivita. To vše leckterého zaměstnavatele odradí. Zaměstnanci pak chodí do kanceláří, aby firma fungovala. 

Se správným software pro řízení chodu firmy, mohou pracovat zaměstnanci střídavě, nebo i převážně z domova. K žádnému snížení efektivity při tom nedojde, naopak se zvýší důvěra ve firmu a spokojenost na obou stranách. Rovněž se může ušetřit na nákladech, čase či vybavení.   

Samostatnost

K tomu, aby mohli zaměstnanci pracovat spolehlivě z domova, musí být samostatní a mít sebekázeň. 

Když jsou zaměstnanci samostatní, není potřeba tolik řešit osobní kontrolu jejich práce. Osobně se mi osvědčilo, budovat u zaměstnance k samostatnost tím, že mu nejprve dávám malé úkoly a když je zvládá, tak větší a větší. Nechávám jej však řešit vše samostatně, případně si o pomoc říci. Tím nabývá na kýžené samostatnosti a sebedůvěře.

Sebekázeň, pokud není zaměstnanci hned vlastní, je možné také budovat. Nejlepší cestu, jak toho dosáhnout vidím v přátelské atmosféře na pracovišti a pracovním nadšení zaměstnance. Jsem přesvědčen, že vnitřní motivace, je mnohem efektivnější než ta vnější. Nadšení pro práci tak vyrovná nedostatky v sebekázni.

Důvěra

Důvěrou nemyslím situaci, kdy po zaměstnancích práci nekontroluji, nebo nelpím na kvalitě a čase dodání. 

Myslím tím důvěru vybrat si úkol a práci zvládnout. Spolehnout se na to, že vnitřně motivovaní pracovníci pracují jak nejlépe mohou. Pokud zaměstnance práce ve firmě nebaví, bude stejně pro obě strany lepší když půjde pracovat jinam.

Ke splnění výše uvedeného výborně poslouží správný software na zapisování práce. Ten zprostředkovává kontrolu za nás a umožňuje zaměstnanci svobodu pracovat si na tom co ho baví způsobem jenž mu vyhovuje. 

Vedoucímu nenásilně umožňuje v případě potřeby zjistit stav věcí a pokud zjistí problém, včas reagovat. Vidět v tu chvíli historii práce zaměstnance je k nezaplacení.

Rozdělení práce na úkoly 

Pro pracovníka z domova je dobré mít možnost volby z více úkolů. Zabráníte tím jeho prokrastinaci. Ne vždy je nálada pracovat na konkrétním úkolu a když si může vybrat úkol na který má zrovna náladu bude na něm pravovat s větším nadšením a vyšší produktivitou.

Úkoly je dobré drobit na menší. Zaměstnanec může využít i menší časový prostor. Pokud má jen velké úkoly tak se mu nevyplatí začínat pracovat a odloží úkol na později až bude mít více času. To je škoda protože mohla být práce hotova dříve. 

V tomto kontextu je stěžejní zadání. Dělejte ho super-kvalitní! Když pracovník v podvečer či v noci zjistí že neví co má dělat, kvůli nekvalitnímu zadání, tak buď neudělá tolik práce kolik mohl, nebo zdržuje sebe i ostatní zjišťováním informací.

Přehled nad děním 

Jak jsem psal v části o důvěře, používejte software, který eviduje dění ve firmě ve formě logu událostí. Pro lidi v týmu a zejména pro vedoucího je skvělé pokud se může podívat co se zrovna odehrává, na čem kdo zrovna pracuje. Pro všechny v týmu, je při práci z domova zásadní, být aktuálně informován o hlavních událostech jako je nový úkol, chyba či hotová práce. 

Eliminujete tak potřebu online setkávání. Nerušíte pracovníkovo soustředění dotazy co se děje a jak na tom je, či kdy bude práce hotová. Vedoucí má přehled o situaci a zbytečně se neznepokojuje. Při dotazech klienta může hned reagovat a případně on-line informace dohledat. Kvalitní aplikace vám umožňuje všechny tyto informace zjistit ve chvíli kdy je potřebujete. 

Možnost podívat se do historie, přináší několik dalších benefitů jak pro vedoucího tak pro zaměstnance. 

Pro případ kdy chceme informovat klienta o provedených pracích je možné vyjet přehledné reporty. Ty lze třídit na dny nebo projekty a úkoly. Klient tak získá přehled za co je vystavena faktura a nemá tendenci částku rozporovat.

Pro zaměstnance a jeho pocit uspokojení z vykonané práce, je důležitá možnost prohlédnout si práce provedené za poslední týden či aktuální den. Tento přehled lze i využít k rychlé orientaci nad již splněnými úkoly třeba na začátku týdne.

Přehled nad časem

Pro pracovní pohodu vedoucího tak zaměstnance je dobré mít přehled nad aktuálním odpracovaném čase. 

Pracovník si může rozložit práci na čas který mu v domácím prostředí vyhovuje. Splní tak nasmlouvanou dobu i výzvy které mu přináší život například rodiče. 

Vedoucí má docházku pod kontrolou. Eliminuje se zbytečný stres jestli je odváděna práce v patřičném rozsahu. 

Toto vede k celkové klidnější atmosféře mezi vedoucím a zaměstnancem.

Softwarový nástroj pro vedení firmy zobrazuje kolik má pracovník odpracováno v aktuálním měsíci, týdnu i dnu. Tyto informace jsou důležité při hodnocení například v situaci kdy má pracovník již odpracováno přesčas. Nebo je trochu pozadu a sám je motivován ztrátu dohonit aby se vyhnul vysvětlování. Rovněž vedoucí je schopen posoudit, jestli odvedená práce odpovídá odpracovanému času a může reagovat na pracovní výkon zaměstnance.

Přehled nad objemem práce 

Další důležitý element při práci z domu je zajistit adekvátní proud úkolů, aby někdo neměl práce moc a jiný málo. Dobrý softwarový nástroj umí takové věc měřit a ukazovat jaký má kdo objem práce. Vedoucí může s pomocí sledování efektivity zaměstnance vybalancovat objem práce pro daného pracovníka a vyladit efektivitu firmy na maximum.

U úkolů je dobré nedávat termín. Stejně pokud pracovník pracuje jak nejlépe umí, udělá ho maximálním tempem a to že na tom má nějaký termín na na čase na realizaci nic nezmění … jen pracovníka stresuje a tím jeho výkon tak leda zhorší. 

Rovněž je dobré moudře volit prioritu úkolu. Dávat vše na “Urgentní” nemá smyls a znemožní pracovníkovi vybrat si úkol na kterém má pracovat. Naopak priorita nahrazuje zmíněný termín dokončení. Prostě říká pracovníkovi co má dělat nejdřív a co počká na potom. Tím se zajistí že důležité koly jsou zpracovány nejdříve v maximálním tempu.  

Poslední přínos přehledu nad objemem práce je pro shánění zakázky. Když šéf vidí že se objemy práce drží už dole, je pravý čas sehnat další práci pro zaměstnance.

Měření efektivity

Mzda by se měla odvíjet od efektivity zaměstnance. Zkušený vedoucí je schopen rámcově odhadnout kdo je jak efektivní ale přesně to nezjistí. Může i podlehnout svodům vyšší sociální inteligenci pracovníka a dát mu stejnou mzdu jako jinému který méně mluví ale lépe pracuje. 

Zde je úloha softwarového nástroje nezastupitelná a umožní vedoucímu vidět reálnou efektivitu zaměstnance.  Podle ní pak může vedoucí rozdělovat objem práce, přiřadit práci zaměstnanci od správného klienta, či odměnit zaměstnance motivační částkou. 

Kvalitní pracovník je vzácnost a byla by škoda o něj přijít kvůli například podhodnocení jak finančnímu tak osobnímu.

Proto je dobré efektivitě věnovat patřičnou pozornost zejména při práci z domu, kde může dokázat k jejímu snížení i u zkušeného pracovníka.

Dobré je když aplikace ukazuje zaměstnanci jeho aktuální efektivitu porovnanou s efektivitou týmu, aby měl srovnání a případně upnul síly na větší výkon. 

Vedoucí pak nemusí tuto situaci vůbec řešit.

 

Vhodný software

Běžný plánovač projektu není vhodný nástroj. Důvodem je absence podpory pro zjišťování výše zmíněných informací jako je efektivita nebo objem práce, či přehled o stráveném čase. WorkVector a další systémy zaměřené na týmovou  spolupráci jako například Asana, Monday nebo český Lamael jsou lepší volbou. 

Tak zase příště

Josef Chmel 

Jednatel v WorkVector. s.r.o. 

https://workvector.com